În perioada 1 – 5 martie 2010 a avut loc a 5-a ediţie a conferinţelor de publicitate marca AdRev.

Poate aţi citit deja impresii de la eveniment, poate aţi fost prezenţi în sală într-una din cele 5 zile, poate aţi auzit despre el la radio sau TV.

Dar ce a stat în spatele acestui eveniment? Cum a fost planificat, cum a fost gândită promovarea lui, cum s-a descurcat echipa care a lucrat la el, ce probleme a întâmpinat şi ce înseamnă să fii un voluntar în cadrul unei organizaţii studenţeşti?

La toate aceste întrebări ne-a răspuns Sînziana Baltac, membru ADVICE Students şi unul dintre coordonatorii evenimentului AdRev 5.

Hai să vedem :)

1. Cum ai caracteriza AdRev în cifre?

În medie 250 de persoane pe zi, 25 de speakeri, 250.000.000 de ore nedormite, 250 de minute de glorie la radio, 2500 de flyere, broşurici, reviste şi nebunii împărţite.

2. Câţi speakeri aţi contactat pentru eveniment? Care este raportul dintre cei contactaţi şi răspunsurile pozitive?

Aveam nevoie de 1-2 speakeri per conferinţă. Noi am contactat cam 30, dintre care 27 au venit la eveniment. Oana Răsuceanu nu a mai putut ajunge şi atunci Răzvan Crişan a ţinut conferinţa despre PR de festival singur, dar s-a descurcat admirabil. Alexandra Zbuchea la fel nu a mai putut ajunge şi atunci am vorbit cu Angelica Iacob de la MNAR, care a venit să vorbească despre marketing Cultural.

Am avut si surprize plăcute: la conferinţa ce avea ca subiect studiul de caz pe Atlasul de mitocănie urbană, cei de la Propaganda au venit în număr mai mare, aducându-l şi pe cel care s-a ocupat cu ilustraţiile din atlas, Tiberiu Bleoanca. El ne-a povestit că nu a fost foarte greu să găsească modele după care să deseneze, având în vedere că sediul agenţiei era pe atunci pe Dorobanţi.

3. Care a fost cel mai amuzant lucru care s-a întamplat la eveniment/în timpul pregătirii evenimentului?

Momentul în care, în timpul unei conferinţe, nenea de la sunet care stătea în faţă şi manevra butonaşele a răspuns la telefon şi a început să vorbească foarte tare, dar încercând să-şi acopere gura cu mâna… Nimeni nu mai auzea ce spunea speaker-ul. Se auzeau nu ştiu ce probleme pe care le avea el cu un nene Marin care trebuia să-i înapoieze ceva. Până la urmă, i-am făcut semn şi a mutat conversaţia afară.

4. În cât timp se pregăteşte AdRev? Care sunt factorii principali pentru o organizare fără probleme?

Păi noi am început pregătirile din iunie anul trecut, cand Armina, mama AdRev5 s-a hotărât să devină Project Manager al acestui proiect. Au urmat apoi câteva întâlniri văratice de planificare şi de treaba serioasă ne-am apucat în octombrie-noiembrie. Aş putea spune că factorii principali pentru o organizare fără probleme sunt seriozitatea, implicarea bla bla. Dar, de fapt, am ajuns la concluzia că este cel mai fain să lucrezi cu prietenii tăi, să te înţelegi super bine cu cei cu care ai treburi de făcut, pentru că atunci nu mai e pericolul să te lase cineva baltă exact atunci când ai cea mai mare nevoie. We are in this shit together! A fost minunat să vedem că toţi făceau tot ce era posibil ca să ne vadă pe noi (pe mine şi pe Ioana – tot Project Manager) că suntem mulţumite.

5. Câţi litri de cafea/energizante s-au băut pe parcursul pregătirii?

Puţintei, pentru că nu am avut timp de vreo atenţie, o măslină. Work, work, work! De fapt, daca e să calculăm cafelele din timpul întregii pregătiri a proiectului, au fost sute pentru că fiecare şedinţă era în faţa unei cafele, la o bârfă mică, dar apoi ne apucam de treabă şi ne ieşea ceva super! De la cafea!

6. Cum decurge sesiunea de planning pentru promovarea unui eveniment despre publicitate? Care au fost principalele modalităţi de promovare?

Gantt-ul e Dumnezeu pentru noi, l-am întocmit şi apoi l-am ascultat cu sfinţenie. Având în vedere că am avut un buget mititel pentru eveniment, ne-am dat seama că vom avea putine afişe şi flyere, dar colegii noştrii de la Media au făcut o treabă excelentă, reuşind să contacteze 25 de parteneri, care ne-au dat un boost de imagine mult mai mare decât ar fi făcut-o încă 100 de afişe şi 1000 de flyere. În fiecare zi aflam că un alt partener media ne susţine şi tot aşa. După, au apărut comunicatele de presă pe Mediafax, au început telefoanele, iar Ioana şi cu mine am dat interviuri la Radio 21, Radiu ZU şi Radio Guerilla.

O altă parte foarte importantă din promovarea AdRev5 a constituit-o “super instrumentul de comunicare 2009″ Facebook, unde noi am făcut un quiz cute care îţi spunea ce tendinţă în advertising eşti şi îţi recomanda la ce zi nu cumva să lipseşti la AdRev5. Am făcut apoi evenimente pentru fiecare zi (events), am pus pe wall aproape în fiecare zi anunţuri despre eveniment şi sincer cred că ne-a ajutat, în sensul că cei 1000 de prieteni de pe Facebook ai ADVICE Students au fost conectaţi şi au aflat tot ce aveau nevoie să ştie despre eveniment.

7. Există ceva care nu s-a întâmplat la eveniment dar aţi fi dorit să se întâmple?

Conceptul iniţial propunea şi crearea unei atmosfere mai deosebite la AdRev. Printre altele, ne gândeam să avem bunătăţi retro (ciocolată Rom, gumă Turbo şi vată de zahăr) pentru toată lumea, să putem vinde insigne, tricouri şi genţi cu logo-ul AdRev. La ieşire vroiam să avem un panou care să imite Wall-ul de pe Facebook, în spatele căruia participanţii aveau să stea, noi să le facem o poză şi apoi să îi invităm să ne caute pentru a pune tag cu numele lor. Din păcate… creativitate maximă, buget minim.

8. Dat fiind faptul că evenimentul a avut loc la începutul lunii martie, cum a trecut un voluntar ADVICE Students prin sesiune? Dar prin vacanţa dintre semestre?

Păi in sesiune a fost ok, am facut Gantt-ul astfel încât advicerii să nu poata da vina pe AdRev că nu şi-au luat examenele. În vacanţă Ioana şi cu mine am înroşit telefoanele. Primeam câte 100 de mailuri pe zi. Eu am plecat acasa, la Braşov, dar nu înainte să am o întâlnire foarte strategică cu Ioana, în care am trimis mailuri, am făcut liste-listuţe, ne-am planificat toate chestiile.

9. Ce relaţie se creează între cei care lucrează la un astfel de eveniment?

Wow! Se creează o relaţie super! Suntem o mare familie. De fapt oricum eram şi inainte, dar ne-am super-apropiat. Le datorăm atâtea advicerilor, care au fost minunaţi. Fără ei, noi două nu cred că am fi scos-o la capăt. Şi faza cea mai tare e că echipa a funcţionat şi ca energizer, dar şi ca un cooler. Erau acolo să ne spună “hai, hai , ca mai e puţin!” dar şi “chill, fetelor, totul e perfect!”

10. Ce aţi adus nou la această ediţie faţă de cea de anul trecut?

Hmmm, ar fi câteva chestii:

• 3 conferinţe pe zi în loc de 2 ca în anii trecuţi.
• Conferinţa a durat 45 – 50 de min, nu 2 ore ca până acum.
• Temele conferinţelor nu au mai fost aşa de vaste, am încercat să facem astfel încât primele două să teoretizeze un pic aceste tendinţe şi ultima să fie un studiu de caz, cum a fost, de exemplu, campania Radio România Actualităţi pentru Marketing Cultural sau Atlas de Mitocănie Urbană pentru Eco&Social.
• Ne-am promovat mai mult celelalte proiecte ale noastre în timpul AdRevului.
• Am încercat ca la final să organizăm un cocktail party, ceva mai fancy şi care să pună mai mult accentul pe partea de socializare, unde să vină şi speakerii şi să avem protocol. Ne-a ieşit cam 50%, nu am putut rezista mult cu paharele de martini în mână, aşa că am dansat toată noaptea.

11. Cum a fost primit de participanţi?

AdRev-ul a fost super aşteptat de toţi studenţii şi am primit feedback serios. În fiecare seară când ajungeam acasă mai erau vreo 4 – 5 bloguri în care se vorbea de noi, de bine, de rău, dar se vorbea. Pe Twitter a fost o mică isterie, au venit oameni să ne felicite, au venit oameni să ne spună că nu le-a plăcut, că pleacă. S-a văzut că a fost a 5-a ediţie, oamenii au venit cu aşteptări. Noi am încercat să ne ridicăm cât am putut la nivelul lor şi sper că am reuşit măcar în proporţie de 60%. Acum aşteptăm raportul final ca să vedem cum a arătat din afară, pentru că dinăuntru a fost …wow…super greu, dar super fain!

12. Aveti deja vreo idee inovativă pentru AdRev 6?

Avem o listă cu DO’s & DON’T’s pe care o vom transimte cu sfinţenie următorilor Project Manageri!

13. Cum a fost la petrecere? :)

Petrecerea a ieşit foarte bine (puteţi vedea poze pe Facebook), în ciuda faptului că organizarea ei ne-a dat foarte multe bătăi de cap. S-a urnit cam greu, dar au fost ore bune în care toată lumea dansa şi se simţea minunat. Eu personal m-am simţit atât de bine încât am rezistat 3 ore şi jumătate pe tocuri. Sper că toţi cei invitaţi s-au simţit la fel de bine. Dintre speakeri, doar câţiva de la Propaganda au fost prezenţi, printre care şi Mihai Gheorghe, Art Director. A dansat cu noi până dimineaţa. La 5 am reuşit să-i trimitem pe toţi acasă, cu greu, şi apoi am dormit până a doua zi la 6 :)

14. Un mesaj pentru cititorii evenimentestudentesti.ro? :)

Dragilor, vă mulţumim pentru numărul mare în care aţi venit la AdREv 5, sperăm că nu v-am dezamăgit şi vă aşteptăm cu maaare drag la următoarele noastre proiecte. Vă aşteptăm pe site-ul nostru, pe pagina noastră de Facebook şi pe Twitter! We are everywhere muahah!

——
Vezi ce alte oportunităţi îţi mai oferă calendarul evenimentelor studenţeşti luna aceasta!
——